Hola, permitidme que me presente: Soy Arquímedes Cubelos y me gustaría aprovechar esta ocasión que me ofrecen desde 3 out of 5 para contaros mi experiencia con el home office.
En el año 2006 me ofrecieron arrancar una nueva línea de producto, la línea de accesorios, en la conocida marca de moda Desigual, con su sede central en Barcelona. En aquel entonces vivía en Cerdanyola de Vallés, mis hijos tenían 8 y 9 años y mi mujer trabajaba como mando intermedio en una planta de producción de una empresa farmacéutica. Ni mi mujer ni yo estábamos convencidos de la vida y la educación de nuestros hijos en la ciudad. Varios años antes nos habíamos enamorado de un pueblecito en el pre Pirineo Oscense, al que íbamos cada fin de semana. Por un impulso vital decidimos venderlo todo e irnos a vivir al pueblo.
La reacción de mi empresa
Así que, un día llegué a la central y comuniqué que me iba el lunes a vivir a un pueblo de Huesca, y que entendía que nuestra relación laboral se tenía que acabar (año 2007). Yo estaba convencido que tendría que trabajar en Huesca de cualquier cosa, sin embargo, mi sorpresa fue que el presidente y el director general de la compañía me ofrecieron hacer home office: trabajar 3 días desde casa y 2 en la oficina, con una cierta flexibilidad, si fuese necesario, algunas semanas sería al revés, 3 días desde la oficina y 2 desde casa. Mi obsesión en aquel momento era no pasar más de una noche lejos de mis hijos, y así lo hice saber.
Pues bien, la disposición por parte de la presidencia y de la dirección general fue máxima para llegar a un acuerdo y así se hizo. Había semanas de ir a la oficina sólo lunes y martes y otras semanas de lunes, martes y viernes. La noche que estaba en Barcelona dormía en casa de mis padres.
En aquella época debía hacer viajes internacionales, ya fuera para hacer estudios de mercado o para coordinar el desarrollo de un producto, lo cual no me provocaba ningún tipo de problema.
El equipo lo formábamos tres personas; una diseñadora, una grafista y yo como director y coordinador general de la línea de producto, además de llevar las compras directamente.
Tuve la suerte de estar en la organización adecuada en el momento oportuno. Organización y dirección con visión post moderna y un momento de euforia en el crecimiento de la compañía. En un período de 18 meses, antes de trasladarme a Huesca, habíamos conseguido ser el 5 % de la facturación de la empresa. Por otro lado, la aceptación por parte de mis compañeros, los otros directores de producto, y el propio equipo, del cual yo era el responsable, fue magnífica y no despertó ningún tipo de envidia. Ellos sabían, que mis planteamientos vitales y la gestión familiar eran mi prioridad y que mi compromiso con la compañía y con el proyecto era del 100%.
A por la nueva etapa
Así que empezó esta nueva etapa. Los lunes y martes celebrábamos las reuniones de seguimiento presenciales, tanto de diseño, como comerciales, de ventas, de marketing y de planificación de producción en función de las ventas. Durante estos dos días aprovechaba también para ir a visitar nuestras tiendas y las de la competencia y para hablar con los otros compañeros sobre nuevas ideas y posibles reenfoques estratégicos de producto.
Los días desde casa los dedicaba al análisis de ventas y a negociaciones con Asia sobre compras y seguimientos de producción. Miércoles, jueves y viernes tocaba ejecutar las acciones que se habían acordado el lunes y martes. Y por otro lado hablar telefónicamente con el equipo, ante cualquier duda o incidencia que pudiera suceder. Sin embargo, lo más importante que pude hacer, fue destinar tiempo, como directivo, a la reflexión e investigación sobre nuevos experimentos y enfoques de líneas de producto/ clientes; esto lo pude hacer por varios motivos:
- Encontré un ambiente de confianza total por parte de la empresa hacia mí.
- En mi casa, separé las horas dedicadas a la familia de las horas de trabajo, de acuerdo con mi familia, organicé mi tiempo y monté un despacho, con máxima intimidad e independencia.
- Mi jefe, respetó con total pulcritud el pacto y los horarios. Sólo en casos de máxima urgencia me llamaba en horas excepcionales.
- Mi compromiso y disponibilidad fue total, y me focalicé exclusivamente en la eficacia de mi trabajo y en lograr que el negocio aumentara.
Todo este esfuerzo y nueva forma de trabajar se concretó en los siguientes logros:
- Una nueva manera de conceptualizar las colecciones, que después se pasó también a las otras líneas de producto. Diseñábamos por tipos de emociones y no por tipo de cliente.
- Un equipo de 12 personas, gestionando 3 líneas de productos y 9 personas más con una nueva línea de zapatos.
- Llegamos a representar el 30 %, aproximadamente, del negocio total de la empresa y ser la línea más rentable.
Mis reflexiones
Como reflexión personal diría que esta es una gran oportunidad para la empresa, optimizando costes de oficinas y ganando en productividad y creatividad. Para los profesionales, ganando en autonomía y flexibilidad, ahorrando horas de commuting absurdas y teniendo una mejor vida familiar. Para el planeta, reduciendo las emisiones y llevando una vida más sostenible.
Creo que estamos delante de un nuevo reto, entrar en el NIRVANA DIGITAL, y hacer que el home office, esta nueva manera de trabajar, SEA MÁS EFICAZ que la manera TRADICIONAL y presencial de trabajar.
Para llegar a este NIRVANA EMPRESARIAL, y tras mi experiencia, me atreveré a dar una serie de consejos o reflexiones:
Liderazgo
Hoy más que nunca, es imprescindible liderar desde el propósito (purpose) del proyecto, ya que esta es la fuerza que hace que cualquier persona trabaje sin que se lo pidas, y potenciará el compromiso.
Hoy más que nunca la gestión de las personas se ha de basar en elementos tales como: el respeto, la empatía y la atención al equipo y al individuo y su estado anímico y los posibles bloqueos o frenos emocionales.
Gestionar por proyectos y con objetivos claros en producción y plazos de entrega de forma integrada con los dos puntos anteriores
Espacio físico y herramientas
Las oficinas pueden pasar a ser mucho más pequeñas, con el concepto añadido de que nadie tiene un puesto fijo. Cuando llegas a la oficina llegas a tu zona o departamento y te pones a trabajar en la ubicación que está libre. Potenciar las zonas de reuniones y de intercambios de ideas.
En casa debemos ayudar y asesorar al trabajador a buscar soluciones, para que se sienta confortable a la hora de trabajar, cosa que no siempre será fácil; ya que hay una nueva forma de vivir, e incluso debe haber una concienciación familiar.
Hay que potenciar programas de comunicación, reuniones y seguimiento de proyectos que den visibilidad a toda la organización del avance en tiempo real. Y es un momento ideal para potenciar la creatividad y búsqueda de la mejora continua, a través de plataformas digitales de formación.
En el ámbito social de las relaciones humanas
Este punto es imprescindible para entrar en el nirvana digital. Aprovechar todo tipo de reuniones o contacto humano, ya sea digital o físico, para potenciar la sensación de equipo y proyecto común, buscando siempre la alineación con el propósito de la empresa y el proyecto. Es una gran oportunidad para re-aprender a hacer reuniones realmente productivas. El 80% de las reuniones pueden ser inferiores a 15 minutos, y las más largas han de acabar con una sensación de crecimiento de equipo.
El respeto hacia esta nueva manera de trabajar y esfuerzo, por el cambio que significa, debe ser exquisito, tanto por parte de la familia, como por parte de la dirección.
En el ámbito del individuo
Esta es una gran oportunidad para aumentar el sentimiento de felicidad, sin embargo, también existen riesgos de desconexión emocional con el proyecto. Considero importante, como clave de éxito, la búsqueda del equilibrio entre los siguientes puntos:
- Equilibrio social. Ir a la oficina para establecer contacto humano lo cual potencia la sinapsis comunicativa.
- Equilibrio en la gestión del tiempo. Sobre todo, en casa, es imprescindible para desarrollar nuevas competencias y para, simplemente, pensar en la intimidad y potenciar la creación de nuevas ideas y el crecimiento de la organización.
- Equilibrio organizativo y sistémico (sensación de justicia). Es muy importante ver la trazabilidad del compromiso y los resultados de todos los individuos de la organización y cómo se priorizan los proyectos o se premia el avance.
Sin nada más que añadir, espero que mi experiencia y reflexiones sirvan para que puedas transitar a esta nueva y apasionante forma de trabajar, que es el home office, y ayudar a la sociedad.
Arquímedes Cubelos.